CONTENIDO

I. DEFINICIÓN Y COMPRENSIÓN DE PROCESO

II. CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

III. INTEGRACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

IV. ENFOQUES DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

       i. ENFOQUE SOCIAL

      ii. ENFOQUE TÉCNICO

     iii. ENFOQUE HUMANO

     iv. AVANCES DE LA TECNOLOGÍA

V. REDIMENSIONAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

VI. APLICACIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES

l. DEFINICIÓN Y COMPRENSIÓN DE PROCESO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Fundamentos de Administración; Lourdes Múnch Galindo
Editorial; Trillas

Proceso administrativo

Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la:

Mecánica comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones…)

Dinámica  aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.

Proceso administrativo en detalle

Fase mecánica: 

Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización, departamentación, descripción de funciones.

Fase dinámica: Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión.

Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección.

Planificación

Decisión sobre los objetivos

Definición de planes para alcanzarlos

Programación de actividades

Organización

Recursos y actividades para alcanzar los objetivos

Órganos y cargos

Atribución de autoridades y responsabilidad

Dirección

Designación de cargos

Comunicación, liderazgo y motivación de personal

Dirección para los objetivos

Controlar

Definición de estándares para medir el desempeño

Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación

Universalidad del proceso administrativo

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate.  Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes.  Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.

II - CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinaci6n de actividades y personas que integran un sistema organizado.

 Se refiere  a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.

G. Munich y M. Gracia lo define como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace efectiva la administraci6n, mismas que son interrelacionados y forman un proceso integral.

J. Stoner lo define así: Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso total.

Terry y Franklin lo definen como: Las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales administra el gerente.

Desde finales del siglo XIX  se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control.

III- INTEGRACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La naturaleza del proceso administrativo se basa en:

Planeación

Contribución de los objetivos

Extensión de la planeación

Eficacia de los planes

Organización

Objetivos cuantificables

Claro concepto de actividades o actividades involucradas

Área clara y concisa de la autoridad o de la decisión

Dirección

Propósito de la empresa

Factores productivos

Naturaleza del factor humano

Control

Establecer estándares

Medición

Corrección

Retroalimentación

VI .-ENFOQUES DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

4.1 ENFOQUE SOCIAL

La administración habla de la evolución que tuvo el hombre pues de ser un ser individual pasa a ser un ser social. 

Recordando que la organización es una unidad social, entonces se analiza al hombre como “Hombre sapiens” y quiere decir que el hombre a diferencia de otros seres vivos es racional y que además tiene la posibilidad de discernir, de ejecutar, predecir, valiéndose de su inteligencia y razón. 

De aquí pasamos al “Hombre Faber” que tiene que ver con lo técnico, con la posibilidad de fabricar, hacer o sea que el hombre además de ser un ser racional es un ser que puede fabricar y éste lo ubica en una concepción técnica. 

Luego sigue la concepción “Hombre Judeo Cristiana”, quiere decir que éste persigue un dogma y ese dogma se entiende que el hombre nace gracias a Dios y muere también por Dios. 

  

“Hombre Esencia”, se entiende que cada hombre es único, tiene una identidad propia que pertenece a un género que es común pero que es propio de su esencia (no existen dos iguales), hasta llegar a la concepción social (Hombre social), donde éste no puede vivir en forma aislada, necesita, agruparse, asociarse, complementarse, para poder desarrollarse y ahí es donde aparecen las organizaciones finalmente, o sea por esa necesidad misma que tiene el hombre de agruparse o asociarse con otros. 

4.5.2 ENFOQUE TÉCNICO.

La técnica, por otro lado, es el continente del conocimiento que opera y transforma una realidad. Cuando decimos que opera y transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de herramientas que son las normas, reglas y procedimientos. 

  

Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán marcando que se entiende dentro de éste marco y que queda fuera de ese marco. 

Procedimientos: es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.

4.5.3 ENFOQUE HUMANO.

La Administración está vinculada al trabajo y el único que trabaja es el hombre porque a través de éste consigue su realización tanto física como psíquica desarrollando actividades; desarrolla estas actividades porque individualmente no tiene todos los recursos y no puede satisfacer todas sus necesidades, por lo tanto tiene que generar algunas de ellas que lo beneficie y que beneficie a otros para aumentar la posibilidad de satisfacer necesidades.

¿Cómo fue evolucionando éste concepto de Administración como sinónimo de trabajo?

Inicialmente, el hombre trabajaba en forma individual; en concepto prehistórico éste cazaba, cultivaba, etc. para satisfacer sus necesidades básicas (la alimentación). Luego éste hombre empieza a ver la necesidad de relacionarse y en ésas vinculaciones se van dando un nivel de socialización formando una especie de organización. 

Así como el hombre, entre ellos, se dividía; en las tribus hay una distribución más ordenada del trabajo y ya se empieza a hablar de uno de los principios básicos de la Administración como es la División del Trabajo, pero además de existir esto había también uno o varios hombres que tomaban las decisiones o sea los que establecían ese subsistema político, decisorio y que estaba en cabeza de un “cacique” o de un jefe de la tribu. 

4.4 AVANCES DE LA TECNOLOGIA 

Tecnología es la organización y aplicación de conocimientos para el logro de fines prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener resultados deseados.

Un ejemplo es la computadora, representa un aspecto de la tecnología pero los programas o software son igualmente importantes.

Impacto de la Tecnología en la Organización

Por tecnología de organización se entiende el conjunto de técnicas utilizadas en la transformación de insumos en productos

V. REDIMENSIONAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Enfoque de la reingeniería

La reingeniería es uno de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.

El concepto más importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras organizacionales, Hammer y Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente a “volver a empezar”.

Enfoque operacional o del proceso administrativo

El enfoque operacional o de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos, principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración.

El enfoque del proceso administrativo parte del reconocimiento de que existe un núcleo central de conocimiento de administración pertinente únicamente para el campo de la administración.

Además este enfoque adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así como la aplicación de análisis.

La escuela del proceso administrativo u operacional, reconoce la existencia de un núcleo central científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.

Reingeniería

Corriente del pensamiento administrativo, producto del posmodernismo industrial. Se inicia en Estados Unidos en la última década del siglo XX. Tiene como planteamiento fundamental superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las organizaciones, con énfasis en los negocios para encontrar mejoras espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas por falta de competitividad.

La reingeniería es uno de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr más con menos recursos. Planteado por Michael Hammer y James Champy, el concepto de “reingeniería”, también llamado “recomienzo” o “reinicio”, es definido como : “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”, lo que en palabras comunes sería “si hoy yo volviera a crear esta compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología actualmente, ¿cómo sería?”. La reingeniería es uno de los fenómenos gerenciales de mayor impacto en las últimas décadas, debido a que su rápida y abrumadora expansión ha provocado y continúa provocando cambios de grandes dimensiones en muchas organizaciones.

En apenas diez años la reingeniería ha completado casi todas las etapas por las que pasan los enfoques. En efecto, de la fase emergente paso rápidamente a la fase de alto impacto y diseminación del enfoque en el mundo empresarial, produciéndose casi de inmediato la fase crítica, en que desde diversos ángulos se cuestionaron varias de sus propuestas.

Ahora está por ingresar a la fase madura, donde la experiencia acumulada enriquece sustancialmente la aplicación del enfoque, disminuyendo el riesgo de fracaso en su aplicación.

El concepto más importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras organizacionales, Michael Hammer y James Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente a “volver a empezar”.

Un replanteamiento fundamental de lo que hace la empresa y los motivos por lo que lo hace es muy difícil de rechazar. Generalmente, las personas que trabajan con sistemas no se dan cuenta que al trabajar muchos de los procesos pueden llegar a ser anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios, por lo que una nueva reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre lo que se hace y por qué.

En el texto original de su propuesta, los autores se refieren a rediseño radical como justamente a eso: a una reinvención, no una modificación, considerándolo como el aspecto más importante de su método. Pero en la posterior edición de su libro admitieron haber cometido un error al considerarlo así, ya que éste resulta un recorte radical, con dañinos efectos para las organizaciones.

Aunque el recorte de personal no es el propósito principal de la reingeniería, a menudo éste desemboca en la necesidad de contar con un número menor de personas. Lamentablemente, el uso que los administradores han dado a la reingeniería ha sido, en su gran mayoría, el de reducir costos sin atender las necesidades y expectativas de los clientes. También se pasa a llevar el sistema humano de la empresa por bajo el sistema ingenieril de ésta. Con esto, se reducen costos a corto plazo, pero a largo plazo esto afecta a la fuerza humana de la empresa al perder la confianza entre trabajadores.

El término de resultados drásticos, generalmente, demanda mejoras sustanciales, pero sí implica un gran margen de riesgo. Hammer y Champy reconocen que “el 50% a 70% de los esfuerzos de reingeniería son incapaces de alcanzar los drásticos resultados deseados”.

También, es de gran importancia analizar y cuestionar cuidadosamente los procesos empresariales. Éste análisis debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis e integración de los sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo total que enlaza a la empresa con las condiciones externas.

La reingeniería, a pesar de sus limitaciones, es un poderoso instrumento, pero sólo eso.  Por ello, Harold Koontz (autor del libro “administración”), señala que la reingeniería se integre con otros sistemas para crear un sistema completo.

La reingeniería busca rehacer el proceso, no reorganizarlo. La reorganización técnica de la administración tradicional, a través de la simplificación del trabajo.

Las fases de la reingeniería son tres:

1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets, Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo globalizado y dentro del libre comercio.

2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping “diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así, simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.

3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de productividad y calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática de Reingeniería de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.

Vl. APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas Funcionales de la Empresa

Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa.

Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

Área de contabilidad, costos y presupuestos.

El presupuesto y el flujo de efectivo

Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.

Área de mercado

Plan mercado

Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

Área de producción

Programa de producción

Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

Área de personal

Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.

Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:

1.- Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar.

2.- Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos.

3.- Identificar cuáles son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas.

4.- Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.

5.- Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar.

Vídeos recomendados sobre PROCESO ADMINISTRATIVO 

Conclusión

El proceso Administrativo consta de cuatro pasos fundamentales los cuales son; Planear, Organizar, Dirigir y Controlar. Es importante considerar que cada uno de ellos son necesario para que el siguiente pueda ser eficiente. 

Lo mas recomendable es seguir dichos pasos de manera ordenada, pero en el proceso estos pueden cambiar de acuerdo a lo que se vaya requiriendo. La planeación por si misma marca tiempos y objetivos, estos pueden cumplirse o no en lo establecido y es ahí cuando pueden existir modificaciones, estas deben realizarse sin impedir el cumplimiento de las metas de la organización. 

Algunos precursores de la Administración son Henry Fayol y Frederik Taylor quienes con el paso del tiempo fueron perfeccionando este Proceso. 

La Administración en todos los ámbitos debe seguirse de manera adecuada, el uso correcto de los recursos ayuda a la optimización de los mismos. 

Bibliografía:

Introducción a la teoría general de la administración. Idalberto Chiavenato quinta edición pág.: 225-231.

Administration: James stoner, Edward freeman, Daniel Gilbert JR. Sexta edición pág. 11.

Administración una perspectiva global. Harold koontz. Heinz weihrich. Décima edición pág. 21.

Fundamentos de Administración. Münch Galindo, Lourdes, Trillas 2009, 272 p. il ; 23 cm  "Administración - Estudio y enseñanza. I. García Martínez, José G. ll. t.